電子帳簿保存法により、電子取引に関する書類はすべて電子で保存することが義務付けられており、領収書も対象です。取引において領収書を電子で受領するケースが増えている中で、企業は領収書のデジタル化に対応する必要があります。本記事では、領収書に関する電子帳簿保存法の改正内容と電子保存のメリット、領収書を電子保存するときの注意点を解説します。

目次

• 電子帳簿保存法の電子保存要件とは
  
  
  • 改正内容1.電子取引データ保存の義務化
  • 改正内容2.検索要件の緩和
  • 改正内容3.税務署長による事前承認の廃止
  • 改正内容4.タイムスタンプ付与期限の延長
  • 改正内容5.電子保存に関する罰則の強化
• 領収書をデジタル化するメリット
  
  
  • 領収書管理の手間を省ける
  • 領収書検索がスムーズになる
  • 経理業務を効率化できる
• 領収書を電子保存するときの注意点
  
  
  • 紙で受領した領収書を電子保存する場合
  • 電子で受領した領収書を電子保存する場合
  • 両方に共通する注意点
• 領収書のデジタル化に対応したシステムを導入するには？

電子帳簿保存法の電子保存要件とは

電子帳簿保存法（電帳法）とは、取引上で発生する領収書・請求書・決算書などの書類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。電子帳簿保存法のデータ保存は以下の3つに区分されます。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

領収書のデジタル化に関しては、スキャナ保存・電子取引データ保存に関する要件が適用されます。2022年1月1日施行の法改正により、領収書のデジタル化に係るルールが大幅に緩和され、以前に比べて領収書のデジタル化を進めやすくなりました。改正後の変更内容は以下の通りです。

改正内容1.電子取引データ保存の義務化

改正後の電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った書類を紙で保存することは認められず、電子データとして保存する必要があります。以下は電子データの保存が必要な書類の一例です。

• メールに添付された請求書
• Webサービス上で受け取った領収書データ
• 請求書システムからダウンロードした請求書
• EDI取引によって発生した納品書

なお、電子取引データ保存の義務化に関しては、2023年12月末までは紙での保存が認められる「宥恕（ゆうじょ）措置期間」が設けられています。

改正内容2.検索要件の緩和

電子取引のデータを保存する際は検索要件を設定しなければなりません。改正後は検索要件が緩和され、取引年月日・取引金額・取引先の3つの検索要件に限定されるようになりました。

改正内容3.税務署長による事前承認の廃止

法改正前は請求書や領収書などの書類を電子保存する場合は、事前に税務署に所定の書類を届け出る必要がありました。改正後は事前承認制度が廃止され、申請の必要がなくなりました。

改正内容4.タイムスタンプ付与期限の延長

タイムスタンプは、電子データを過去に遡って改ざんしていないことを証明する技術です。法改正前はタイムスタンプの付与期限が3営業日でしたが、改正後は2ヶ月と7営業日以内に期限が延長されました。

また、タイムスタンプが付与されていれば、領収書の原本を破棄できるようになりました。これによりファイリングや長期間保存の必要がなくなり、経理業務の手間を軽減できます。さらに、システムにおけるデータの訂正や削除の履歴が残る機能を搭載していれば、スタンプ付与が不要になります。

改正内容5.電子保存に関する罰則の強化

これまでも電子保存に関して不正があった場合、罰則が設けられていましたが、改正後はこの罰則が強化されています。電子保存に関して隠ぺいや改ざんが確認された場合、通常課せられる重加算税に加えて10％課税されるようになりました。

領収書をデジタル化するメリット

領収書をデジタル化することで、以下のようなメリットがあります。

• 書類管理の手間を省ける
• 書類検索がスムーズになる
• 経理業務を効率化できる

それぞれ詳しく解説していきます。

領収書管理の手間を省ける

領収書をデジタル化することで、書類管理の手間を省けます。紙で保存する場合はファイリングして専用スペースに保管する必要があり、管理コストと手間が発生していました。

領収書をデジタル化することで、原本である紙を保存する必要がなくなるため、ファイリングの手間と保管スペースの削減につながります。また、データで保管されるためバックアップも取りやすく、紛失の心配がありません。

領収書検索がスムーズになる

データ化した領収書は、検索しやすいのがメリットです。紙ベースでの保管の場合、どこにどの領収書があるのかわからず、探すのに時間がかかってしまう可能性があります。

領収書をデータ管理することで、領収書の発行日や取引先名などの項目を指定して検索できるため、特定の領収書を素早く探せます。また、データで管理しているため、インターネット環境があれば移動中や外出先でも情報を取得できる点もポイントです。

経理業務を効率化できる

領収書のデジタル化は経理業務の効率化にも有効です。電子帳簿保存法に準拠したシステムがあれば、社員がスマートフォンのカメラを使って領収書やレシートを撮影し、申請することが可能です。経理担当者は確認・承認するだけなので、手作業に比べて効率的に経理処理を進められます。

領収書を電子保存するときの注意点

領収書を電子保存する際は、スキャナ保存と電子取引に関する要件を考慮する必要があります。領収書を電子保存するときの注意点をケース別に見ていきましょう。

紙で受領した領収書を電子保存する場合

紙で受領した領収書を電子保存する場合は、スキャナ保存に関する保存要件が適用されます。取り扱う書類によってスキャナ保存の要件は異なり、重要書類に該当する領収書は以下の要件をすべて満たさなければいけません。

電子で受領した領収書を電子保存する場合

メールやWebなど電子で受領した領収書を電子保存する場合は、電子取引制度に関する保存要件が適用されます。

両方に共通する注意点

スキャナ保存・電子取引データ保存ともに注意しておきたい要件は「検索機能の確保」です。内容は下記の通りです。

1. 取引年月日、取引金額、取引先の項目で検索できる
2. 日付または金額に関して範囲を指定して検索できる
3. 2つ以上の項目を組み合わせた条件で検索できる

なお、税務職員の質問検査権に則るダウンロードの求めに応じる場合は、2、3が不要です。さらに、以下の条件に該当する事業者は検索要件の対応が不要になります。

• 売上1,000万円以下の事業者（2023年12月末まで適用）
• 売上5,000万円以下の事業者（2024年1月から適用）

領収書のデジタル化に対応したシステムを導入するには？

領収書のデジタル化は早急に対応しなければいけない課題の一つです。領収書を電子保存する際の注意点に気をつけながら、対応を進めていく必要があります。

また、領収書のデジタル化に対応したツールの導入にはコストがかかります。コスト面がネックとなってツールの導入に踏み切れていない経営者の方は、「freee資金調達」の活用がおすすめです。

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