基礎知識
法人カードを代表者以外に持たせるには｜名義や引き落とし口座、注意点を解説
法人カードを契約者以外が使用することは契約違反に該当します。社員など代表者以外に法人カードを持たせたい場合は、追加カードの発行が必要です。当記事では、法人カード・追加カードの名義や引落口座の設定、サインの仕方のほか、法人カードの代表者が変更になった場合の対応についても解説します。
目次
法人カードを代表者以外に持たせるには追加カードが必要
法人カードはカード会社と名義人との契約であるため、名義人以外が使用することはNGです。とはいえ、経理業務を効率化するために、役員や社員に法人カードを持たせたいケースがあるでしょう。法人カードを代表者以外に持たせるには、追加カードを発行しなければいけません。
追加カードとは
追加カードとは、メインの法人カードに追加で発行できるクレジットカードです。追加カードを発行することで社員による仮払いや立て替え払いの手間がなくなり、経費管理を効率化できます。
法人カード・追加カードの名義
法人カード・追加カードの名義は、どちらも個人名義になります。法人カードであれば契約を行った代表者の個人名義、追加カードであれば利用する社員本人の個人名義となります。
引き落とし口座
カードの名義は個人名義ですが、引き落とし口座は原則として法人口座となります。社員が追加カードで支払いをした場合、法人代表者が設定している法人口座から引き落とされます。
サインの仕方
追加カードのサインは会社名ではなく、名義人の名前を記載します。会社名でサインしてしまうと、誰がカードを利用したのかがわからなくなるためです。
追加カードを作るときの注意点
追加カードを持たせることで経費精算が楽になるなどのメリットがありますが、一方で注意しなければいけない点もあります。ここでは追加カードを作るときの注意点を見ていきます。
カード会社によって上限枚数が異なる
社員数が多い企業や事業拡大を考えている企業にとって、追加カードの上限枚数は重要です。上限枚数が足りなくなってしまった場合、新規で別の法人カードを検討しなくてはいけません。法人カードを作る際は、事前に追加カードの上限枚数を確認した上でカードを選ぶことをおすすめします。
使いまわしはできない
法人カードは、使いまわしはできません。法人カードは名義人に対して発行されるクレジットカードであるため、名義人以外が利用するのは規約違反に該当します。
たとえ社員であっても規約違反になるため、カード契約者本人がしっかりと管理し、安易にカードを渡さないでください。法人カードが必要な社員がいる場合は、その社員を名義人とした追加カードを発行しましょう。
意図しない利用ができないよう管理する
追加カードは様々なビジネスシーンで便利に利用できますが、カードの管理には十分に気をつける必要があります。故意ではなくても、経費として不適切なものに法人カードを利用してしまう可能性もあるでしょう。
管理しないで会計処理を行うと、後で仕訳の修正が必要になるなど手間が発生してしまいます。社員に追加カードを持たせる場合は、カードの管理方法やルールを徹底しておくことが重要です。以下にルールに関する一例をまとめましたので、参考にしてください。
- 貸与する社員を決める
- 利用時のみ貸し出す
- 利用金額・範囲を定める
- 領収書を提出してもらう
- 上司に報告するようにする
なお、法人向けクレジットカード「freeeカード Unlimited」では、利用ブロック設定機能を搭載しています。リアルタイムで管理者にカード利用通知が届くため、利用者ごとの管理がしやすくなっています。
法人カードの代表者が変更になった場合は？
法人カードの代表者が変更になった場合、速やかに名義変更の手続きを行います。法人カードのカスタマーサポートに連絡し、名義人変更の旨を伝えましょう。
ただし、法人カードによっては名義変更できないケースもあります。この場合は新しい法人カードが発行され、カード番号が変更される可能性があります。
法人カードの番号が変わると既存の法人カードと別物扱いとなるため、これまでの法人カードで決済していた公共料金や通信料の支払いができなくなります。カード番号変更に伴う支払先の手続きも忘れずに行いましょう。
代表者保証とは
代表者保証とは、支払いが不能になった場合に代表者個人に支払い義務が発生する仕組みのことです。一般的に、法人カードでは代表者保証が必要なケースが多くなっています。
名義変更をしていないと、支払いが遅延したり利用停止になったりした場合に前代表者に請求の通知が届いてしまうため注意が必要です。また、上場の審査などにも影響する場合があるため、しっかり対応しておきましょう。
追加カードを有効活用して業務を効率化しよう
法人カードを社員に持たせたい場合は、追加カードを発行する必要があります。法人カードによって追加で発行できる枚数やサービスが異なるため、しっかりと吟味した上で法人カードを選ぶことが大切です。
また、法人カードの代表者が変わる場合は、名義変更の手続きは必ず行いましょう。名義人を変更せずにカードを利用すると、不正利用となる可能性もあります。
最後に、freeeが提供している法人カードを紹介します。経営に役立つ様々な特長があります。
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スタートアップやスモールビジネス経営者の悩みとして、
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といった課題が挙げられます。
freeeカード Unlimitedは、こうした経営者の悩みを解消する特長を備えています。
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- 月締めできる明細連携
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- 外貨取扱手数料無料
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利用明細は最短当日から数日以内にfreee会計と同期連携されるため、月締めの経理業務を効率化することができます。月次決算を行っている経理担当者の業務も大幅に改善されます。
他にも、会員限定でイベントにご招待したり、スタートアップの経営課題のサポートを受けられたり、これから上場を目指す経営者に役立つヒントが得られます。freeeカード Unlimitedは「事業を成長させたい」「高額決済が必要」というスタートアップやスモールビジネス経営者にとくにおすすめです。
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